Aby zespół studentów mógł wziąć udział w "Space Engineer for a day", muszą zostać spełnione następujące warunki:

1. Drużyna musi być zwycięską drużyną krajowego konkursu CanSat 2024-2025.
2. Każda drużyna studencka musi składać się z co najmniej 3 do maksymalnie 6 studentów (w wieku od 14 do 19 lat) zamieszkałych na terenie Państwo członkowskie lub stowarzyszone ESAspełniając jeden z poniższych warunków:
   • Zespół uczniów zapisanych do szkoły średniej w pełnym wymiarze godzin;
   • Zespół uczniów w warunkach edukacji domowej (certyfikowany przez Krajowe Ministerstwo Edukacji lub organ delegowany);
   • Zespół członków klubu towarzyskiego zapisanych w pełnym wymiarze godzin do szkół średnich.
3. Co najmniej 50% studentów wchodzących w skład zespołu musi być obywatelami kraju uczestniczącego.
4. Każdy zespół musi być nadzorowany przez co najmniej jednego (ewentualnie dwóch) nauczycieli lub mentorów. Istnieje potrzeba uzasadnienia obecności drugiego mentora w ESA (uzasadnienie należy załączyć przy rejestracji na wydarzenie). Mentorzy muszą być dostępni, aby towarzyszyć zespołowi przez cały czas trwania wydarzenia.
5. Członkowie zespołu powinni posiadać praktyczną znajomość języka angielskiego, pisać i wygłaszać prezentacje ustne w języku angielskim.
6. Osoby niezarejestrowane nie mogą uczestniczyć w wydarzeniu w sposób niezapowiedziany, w związku z czym nie będą miały wstępu na teren obiektu.

W ramach wydarzenia ESA będzie sponsorować zakwaterowanie, wyżywienie i koszty transportu lokalnego dla maksymalnie 6 uczniów i 2 nauczycieli (w przypadku tych ostatnich, jeśli zostanie zapewnione uzasadnienie) na drużynę narodową, w tym do 300 euro na osobę w kosztach podróży. Obejmuje to:

1. Zakwaterowanie dla członków zespołu (pokoje wieloosobowe) i mentorów (pokoje jednoosobowe) na cały czas trwania wydarzenia.
2. Stypendium w wysokości 300 euro na osobę na zorganizowanie podróży międzynarodowej i transportu z najbliższego międzynarodowego lotniska lub dworca kolejowego do miejsca zakwaterowania/wydarzenia i z powrotem.
3. Transport lokalny na czas trwania imprezy, z wyłączeniem transportu lokalnego określonego w punkcie 2.
4. Posiłki
   • Kolacja w dniu przyjazdu
   • Śniadanie, lunch i kolacja w dniu wydarzenia
   • Śniadanie w dniu wyjazdu

Wszystkie drużyny są odpowiedzialne za zorganizowanie własnej podróży do/z ich rodzinnych miast oraz głównego lotniska/dworca kolejowego w miejscu rozgrywania zawodów.