Ahhoz, hogy egy hallgatói csapat részt vehessen a CanSat Űr- és Űrmérnöki Csúcstalálkozó, a következő feltételeknek kell teljesülniük:

1. A csapatnak a 2026–2027-es CanSat Országos Verseny győztes csapatának kell lennie.
2. Minden diákcsapatnak legalább 3, de legfeljebb 6 diákból kell állnia (14-19 éves korig), az alábbi feltételek egyikét betartva:
   • Középiskolába nappali tagozaton beiratkozott diákok csapata;
   • Otthon tanuló diákok csapata (a Nemzeti Oktatási Minisztérium vagy az általa megbízott hatóság által igazoltan);
   • Egy társadalmi klub tagjainak csapata, akik nappali tagozatos középiskolások.
3. Minden diákcsapatnak tiszteletben kell tartania az alábbi feltételek egyikét:
   • A diákcsapatnak a következőkből kell állnia ESA tagállam, Kanada, Lettország, Litvánia vagy Szlovákia, és a csapatban részt vevő diákok közül legalább 50%-nek a következő országoknak kell lennie állampolgárok (azaz rendelkeznek valamelyik ESA-tagállam, Kanada, Lettország, Litvánia, Kanada vagy Szlovákia állampolgárságával).
   • Csak kivételes esetekben lehet olyan diákcsapat, amely valamely ESA-tagállam, Kanada, Lettország, Litvánia vagy Szlovákia állampolgáraiból áll, de nem az említett országok valamelyikében lakóhellyel rendelkező személyek jogosultnak minősülnek. Az ilyen esetek értékelése és jóváhagyása az ESA Education kizárólagos belátása szerint történik.
4. Minden csapatot legalább egy (vagy szükség esetén két) csoportvezetőnek kell felügyelnie, például egy tanárnak vagy pedagógusnak. Egy második kísérő csapatvezető részvételét az ESA-rendezvényen igazolni kell (az igazolást a regisztrációs folyamat során kell benyújtani). Minden csapatvezetőnek jelen kell lennie és a rendezvény teljes időtartama alatt kísérnie kell a csapatot. Az ESA helyszíneire való belépéskor a biztonsági ellenőrzés miatt ajánlott, hogy a csoportvezető(k) az ESA valamelyik tagállamának, Kanadának, Lettországnak, Litvániának vagy Szlovákiának az állampolgára(i) legyenek; az ettől az ajánlástól való eltéréseket az utazás megszervezése előtt az ESA-nak kell engedélyeztetni.
5. A csapat tagjainak rendelkezniük kell angol nyelvtudással, hogy angolul tudjanak írni, kommunikálni és szóbeli előadásokat tartani.
6. A rendezvényen bejelentés nélkül részt venni nem regisztrált személynek tilos, ezért a létesítménybe való belépést megtagadják.
7. Minden hallgató csak egyben vehet részt CanSat Űr- és Űrmérnöki Csúcstalálkozó. Minden csapatvezető legfeljebb két versenyen vehet részt CanSat Űrtechnológiai Csúcstalálkozók egymás után.

A tanulási és ünnepi rendezvényen az ESA nemzeti csapatonként legfeljebb 6 diák és 2 tanár (utóbbiak, ha az igazolás biztosított) szállás-, étkezési és helyi közlekedési költségeit támogatja, beleértve az utazási költségeket személyenként legfeljebb 300 euróig. Ez magában foglalja a következőket:

1. Szállás a csapattagok (többágyas szobák) és a mentorok (egyágyas szobák) számára a rendezvény teljes időtartamára.
2. 300 eurós ösztöndíj személyenként a nemzetközi utazás megszervezésére és a legközelebbi nemzetközi repülőtérről vagy vasútállomásról a szállás/rendezvény helyszínére és vissza történő szállításra.
3. Helyi közlekedés a rendezvény időtartamára, kivéve a 2. pontban említett helyi közlekedést.
4. Étkezés
   • Vacsora az érkezés napján
   • Reggeli, ebéd és vacsora a rendezvény napján
   • Reggeli az indulás napján

Minden csapat maga gondoskodik a saját utazásáról a szülővárosába és a rendezvény helyszínének fő repülőterére/vonatállomására.