Een studententeam kan alleen deelnemen aan 'Space Engineer for a day' als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

1. Het team moet het winnende team zijn van hun 2025-2026 CanSat National Competition.
2. Elk studententeam moet bestaan uit minimaal 3 tot maximaal 6 studenten (in de leeftijd van 14 - 19 jaar), die aan een van de volgende voorwaarden voldoen:
   • Team van studenten die voltijds ingeschreven staan op een middelbare school;
   • Team van studenten die thuisonderwijs volgen (gecertificeerd door het Nationaal Ministerie van Onderwijs of de gedelegeerde autoriteit);
   • Team van leden van een sociale club die voltijds ingeschreven staan in het secundair onderwijs.
3. Elk studententeam moet aan een van de volgende voorwaarden voldoen:
   • Het studententeam moet van een Lidstaat ESA, Canada, Letland, Litouwen of Slowakije en ten minste 50% van de studenten in een team moet nationals (d.w.z. de nationaliteit hebben) van een ESA-lidstaat, Canada, Letland, Litouwen of Slowakije.
   • Alleen in uitzonderlijke gevallen mag een studententeam, bestaande uit onderdanen van een ESA-lidstaat, Canada, Letland, Litouwen of Slowakije, maar niet woonachtig zijn in een van deze landen, geacht worden in aanmerking te komen. De beoordeling en goedkeuring van dergelijke gevallen blijft uitsluitend voorbehouden aan ESA Education.
4. Elk team moet worden begeleid door ten minste één (of twee indien nodig) teamleider(s), zoals een leraar of opvoeder. Er is een vereiste om de aanwezigheid van een tweede begeleidende teamleider op het ESA evenement te rechtvaardigen (rechtvaardiging in te dienen tijdens het registratieproces). Van alle teamleiders wordt verwacht dat ze aanwezig en beschikbaar zijn om het team tijdens de gehele duur van het evenement te begeleiden. Om veiligheidsredenen bij het betreden van ESA-locaties wordt aanbevolen dat de teamleider(s) onderdaan is/zijn van een ESA-lidstaat, Canada, Letland, Litouwen of Slowakije; uitzonderingen op deze aanbeveling moeten ter goedkeuring worden voorgelegd aan ESA voordat de reis wordt georganiseerd.
5. De leden van het team moeten een actieve kennis van het Engels hebben om in het Engels te kunnen schrijven, communiceren en mondelinge presentaties te geven.
6. Het is verboden voor ongeregistreerde personen om onaangekondigd het evenement bij te wonen en daarom zal hen de toegang tot de faciliteiten worden ontzegd.

Voor het leer- en vieringsevenement sponsort ESA de accommodatie, maaltijden en lokale vervoerskosten voor maximaal 6 studenten en 2 docenten (de laatste als er verantwoording wordt afgelegd) per nationaal team, inclusief maximaal 300 euro per persoon aan reiskosten. Dit omvat:

1. Accommodatie voor de teamleden (kamers met meerdere capaciteit) en voor de mentoren (eenpersoonskamers) voor de totale duur van het evenement.
   
   
2. Een stipendium van 300 euro per persoon voor het regelen van hun internationale reis en vervoer van het dichtstbijzijnde internationale vliegveld of treinstation naar de accommodatie/evenementlocatie en terug.
   
   
3. Plaatselijk vervoer voor de duur van het evenement, met uitzondering van plaatselijk vervoer vermeld in punt 2.
   
   
4. Maaltijden
   • Diner op dag van aankomst
   • Ontbijt, lunch en diner op de dag van het evenement
   • Ontbijt op de dag van vertrek

Alle teams zijn verantwoordelijk voor het regelen van hun eigen reis van/naar hun woonplaats en het belangrijkste vliegveld/treinstation van de evenementenlocatie.