Een studententeam kan alleen deelnemen aan 'Space Engineer for a day' als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

1. Het team moet het winnende team zijn van hun 2024-2025 CanSat National Competition.
2. Elk studententeam moet bestaan uit minimaal 3 tot maximaal 6 studenten (in de leeftijd van 14 - 19 jaar) die woonachtig zijn in een ESA-lid of geassocieerde staaten voldoet aan een van de volgende voorwaarden:
   • Team van studenten die voltijds ingeschreven staan op een middelbare school;
   • Team van studenten die thuisonderwijs volgen (gecertificeerd door het Nationaal Ministerie van Onderwijs of de gedelegeerde autoriteit);
   • Team van leden van een sociale club die voltijds ingeschreven staan in het secundair onderwijs.
3. Ten minste 50% van de studenten in een team moet de nationaliteit hebben van een deelnemend land.
4. Elk team moet begeleid worden door minstens één (eventueel twee) leraar(sen) of mentor(en). De aanwezigheid van een tweede mentor moet bij ESA worden gemotiveerd (motivering moet bij de registratie voor het evenement worden bijgevoegd). De mentor(en) moet(en) beschikbaar zijn om het team te begeleiden tijdens de volledige duur van het evenement.
5. De leden van het team moeten de Engelse taal beheersen, kunnen schrijven en mondelinge presentaties kunnen geven in het Engels.
6. Het is verboden voor ongeregistreerde personen om onaangekondigd het evenement bij te wonen en daarom zal hen de toegang tot de faciliteiten worden ontzegd.

Voor het leer- en vieringsevenement sponsort ESA de accommodatie, maaltijden en lokale vervoerskosten voor maximaal 6 studenten en 2 docenten (de laatste als er verantwoording wordt afgelegd) per nationaal team, inclusief maximaal 300 euro per persoon aan reiskosten. Dit omvat:

1. Accommodatie voor de teamleden (kamers met meerdere capaciteit) en voor de mentoren (eenpersoonskamers) voor de totale duur van het evenement.
2. Een stipendium van 300 euro per persoon voor het regelen van hun internationale reis en vervoer van het dichtstbijzijnde internationale vliegveld of treinstation naar de accommodatie/evenementlocatie en terug.
3. Plaatselijk vervoer voor de duur van het evenement, met uitzondering van plaatselijk vervoer vermeld in punt 2.
4. Maaltijden
   • Diner op dag van aankomst
   • Ontbijt, lunch en diner op de dag van het evenement
   • Ontbijt op de dag van vertrek

Alle teams zijn verantwoordelijk voor het regelen van hun eigen reis van/naar hun woonplaats en het belangrijkste vliegveld/treinstation van de evenementenlocatie.