For at et studentteam skal kunne delta i "Romingeniør for en dag", må følgende betingelser være oppfylt:

1. Laget må være vinnerlaget i den nasjonale CanSat-konkurransen 2025-2026.
2. Hvert studentlag må bestå av minst 3 og maksimalt 6 studenter (i alderen 14-19 år), og de må oppfylle ett av følgende vilkår
   • Team av elever som er innskrevet på heltid på en videregående skole;
   • Team av elever som får hjemmeundervisning (sertifisert av det nasjonale utdanningsdepartementet eller delegert myndighet);
   • Lag bestående av medlemmer av en sosial klubb som går på heltid på en videregående skole.
3. Hvert studentlag må overholde ett av følgende vilkår:
   • Studentlaget må være av en ESAs medlemsland, Canada, Latvia, Litauen eller Slovakia, og minst 50% av studentene som inngår i et lag må være statsborgere (dvs. har statsborgerskap) i en ESA-medlemsstat, Canada, Latvia, Litauen eller Slovakia.
   • Bare i unntakstilfeller kan et studentlag, som består av statsborgere fra en ESA-medlemsstat, Canada, Latvia, Litauen eller Slovakia, men ikke bosatt i et av disse landene, anses som kvalifisert. Vurderingen og godkjenningen av slike saker er opp til ESA Education å avgjøre.
4. Hvert lag må ha minst én (eller to om nødvendig) lagleder(e), for eksempel en lærer eller pedagog. Det er et krav om at det må fremlegges en begrunnelse for at en annen medfølgende lagleder deltar på ESA-arrangementet (begrunnelsen skal sendes inn under påmeldingsprosessen). Alle lagledere forventes å være til stede og tilgjengelige for å følge laget under hele arrangementet. Av hensyn til sikkerhetsklarering ved adgang til ESAs områder anbefales det at laglederen(e) er statsborger(e) i en ESA-medlemsstat, Canada, Latvia, Litauen eller Slovakia. Unntak fra denne anbefalingen må forelegges ESA for klarering før reisen organiseres.
5. Medlemmene i teamet bør ha gode engelskkunnskaper for å kunne skrive, samhandle og holde muntlige presentasjoner på engelsk.
6. Det er forbudt for uregistrerte personer å delta uanmeldt på arrangementet, og de vil derfor bli nektet adgang til fasilitetene.

I forbindelse med lærings- og feiringsarrangementet sponser ESA innkvartering, måltider og lokale transportutgifter for opptil 6 elever og 2 lærere (sistnevnte med begrunnelse) per landslag, inkludert opptil 300 euro per person i reisekostnader. Dette inkluderer:

1. Overnatting for teammedlemmene (rom med flermannsrom) og for mentorene (enkeltrom) under hele arrangementet.
   
   
2. Et stipend på 300 euro per person for å ordne internasjonal reise og transport fra nærmeste internasjonale flyplass eller togstasjon til overnattingsstedet/arrangementet og tilbake.
   
   
3. Lokal transport under hele arrangementet, unntatt lokal transport som nevnt i punkt 2.
   
   
4. Måltider
   • Middag på ankomstdagen
   • Frokost, lunsj og middag på arrangementsdagen
   • Frokost på avreisedagen

Alle lagene er ansvarlige for å ordne sine egne reisebestillinger til/fra hjembyen og hovedflyplassen/togstasjonen på arrangementsstedet.