For at et studentteam skal kunne delta i "Romingeniør for en dag", må følgende betingelser være oppfylt:

1. Laget må være vinnerlaget i den nasjonale CanSat-konkurransen i 2024-2025.
2. Hvert studentlag må bestå av minimum 3 og maksimum 6 studenter (i alderen 14-19 år) bosatt i en av følgende kommuner ESA-medlem eller assosiert statsom oppfyller ett av følgende vilkår:
   • Team av elever som er innskrevet på heltid på en videregående skole;
   • Team av elever som får hjemmeundervisning (sertifisert av det nasjonale utdanningsdepartementet eller delegert myndighet);
   • Lag bestående av medlemmer av en sosial klubb som går på heltid på en videregående skole.
3. Minst 50% av studentene på et lag må være statsborgere i et deltakerland.
4. Hvert lag må veiledes av minst én (eventuelt to) lærer(e) eller mentor(er). Det er nødvendig å begrunne tilstedeværelsen av en mentor nummer to overfor ESA (begrunnelsen må legges ved påmeldingen til arrangementet). Mentoren(e) må være tilgjengelig for å følge teamet under hele arrangementet.
5. Teammedlemmene bør ha gode engelskkunnskaper, kunne skrive og holde muntlige presentasjoner på engelsk.
6. Det er forbudt for uregistrerte personer å delta uanmeldt på arrangementet, og de vil derfor bli nektet adgang til fasilitetene.

I forbindelse med lærings- og feiringsarrangementet sponser ESA innkvartering, måltider og lokale transportutgifter for opptil 6 elever og 2 lærere (sistnevnte med begrunnelse) per landslag, inkludert opptil 300 euro per person i reisekostnader. Dette inkluderer:

1. Overnatting for teammedlemmene (rom med flermannsrom) og for mentorene (enkeltrom) under hele arrangementet.
2. Et stipend på 300 euro per person for å ordne internasjonal reise og transport fra nærmeste internasjonale flyplass eller togstasjon til overnattingsstedet/arrangementet og tilbake.
3. Lokal transport under hele arrangementet, unntatt lokal transport som nevnt i punkt 2.
4. Måltider
   • Middag på ankomstdagen
   • Frokost, lunsj og middag på arrangementsdagen
   • Frokost på avreisedagen

Alle lagene er ansvarlige for å ordne sine egne reisebestillinger til/fra hjembyen og hovedflyplassen/togstasjonen på arrangementsstedet.