Ahhoz, hogy egy diákcsapat részt vehessen az "Űrmérnök egy napra" programban, a következő feltételeknek kell teljesülniük:

1. A csapatnak a 2024-2025-ös CanSat nemzeti verseny győztes csapatának kell lennie.
2. Minden diákcsapatnak legalább 3, de legfeljebb 6 diákból kell állnia (14-19 éves korig), akiknek lakóhelye a következő településen van ESA-tag vagy társult állam, az alábbi feltételek valamelyikének tiszteletben tartásával:
   • Középiskolába nappali tagozaton beiratkozott diákok csapata;
   • Otthon tanuló diákok csapata (a Nemzeti Oktatási Minisztérium vagy az általa megbízott hatóság által igazoltan);
   • Egy társadalmi klub tagjainak csapata, akik nappali tagozatos középiskolások.
3. A csapatban részt vevő diákok közül legalább 50% valamelyik részt vevő ország állampolgára kell, hogy legyen.
4. Minden csapatot legalább egy (esetleg két) tanárnak vagy mentornak kell felügyelnie. Egy második mentor jelenlétét is igazolni kell az ESA felé (az igazolást a rendezvényre való regisztrációkor kell csatolni). A mentor(ok)nak rendelkezésre kell állnia, hogy a csapatot a rendezvény teljes időtartama alatt elkísérje(k).
5. A csapat tagjainak rendelkezniük kell angol nyelvtudással, hogy angolul tudjanak írni és szóbeli előadásokat tartani.
6. A rendezvényen bejelentés nélkül részt venni nem regisztrált személynek tilos, ezért a létesítménybe való belépést megtagadják.

A tanulási és ünnepi rendezvényen az ESA nemzeti csapatonként legfeljebb 6 diák és 2 tanár (utóbbiak, ha az igazolás biztosított) szállás-, étkezési és helyi közlekedési költségeit támogatja, beleértve az utazási költségeket személyenként legfeljebb 300 euróig. Ez magában foglalja a következőket:

1. Szállás a csapattagok (többágyas szobák) és a mentorok (egyágyas szobák) számára a rendezvény teljes időtartamára.
2. 300 eurós ösztöndíj személyenként a nemzetközi utazás megszervezésére és a legközelebbi nemzetközi repülőtérről vagy vasútállomásról a szállás/rendezvény helyszínére és vissza történő szállításra.
3. Helyi közlekedés a rendezvény időtartamára, kivéve a 2. pontban említett helyi közlekedést.
4. Étkezés
   • Vacsora az érkezés napján
   • Reggeli, ebéd és vacsora a rendezvény napján
   • Reggeli az indulás napján

Minden csapat maga gondoskodik a saját utazásáról a szülővárosába és a rendezvény helyszínének fő repülőterére/vonatállomására.