Jotta oppilasryhmä voi osallistua "Space Engineer for a day" -tapahtumaan, seuraavien ehtojen on täytyttävä:

1. Joukkueen on oltava 2024-2025 kansallisen CanSat-kilpailun voittajajoukkue.
2. Jokaisessa opiskelijajoukkueessa on oltava vähintään 3 ja enintään 6 opiskelijaa (14-19-vuotiaita), jotka asuvat jossakin seuraavista paikkakunnista ESA:n jäsen- tai liitännäisvaltiossa, joka täyttää jonkin seuraavista edellytyksistä:
   • Toisen asteen oppilaitoksen oppilaista koostuva joukkue;
   • kotiopetuksessa olevien oppilaiden ryhmä (kansallisen opetusministeriön tai valtuutetun viranomaisen vahvistama);
   • Toisen asteen oppilaitoksissa kokopäiväisesti opiskelevien harrastekerhon jäsenten muodostama joukkue.
3. Vähintään 50% joukkueeseen kuuluvista opiskelijoista on oltava jonkin osallistujamaan kansalaisia.
4. Jokaisen ryhmän on oltava vähintään yhden (mahdollisesti kahden) opettajan tai ohjaajan valvonnassa. Toisen ohjaajan osallistuminen on perusteltava ESA:lle (perustelut on liitettävä tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä). Mentorin (mentoreiden) on oltava käytettävissä ryhmän mukana koko tapahtuman ajan.
5. Ryhmän jäsenillä on oltava sujuva englannin kielen taito, jotta he voivat kirjoittaa ja pitää suullisia esityksiä englanniksi.
6. Rekisteröitymättömät henkilöt eivät saa osallistua tapahtumaan ennalta ilmoittamatta, joten heiltä evätään pääsy tiloihin.

ESA rahoittaa oppimis- ja juhlatapahtumaa varten enintään 6 opiskelijan ja 2 opettajan (toisen, jos perusteluita on saatavilla) majoitus-, ateria- ja paikalliskuljetuskulut kansallista joukkuetta kohti, mukaan lukien enintään 300 euron matkakulut henkilöä kohti. Tähän sisältyy:

1. Joukkueen jäsenten majoitus (monen hengen huoneet) ja ohjaajien majoitus (yhden hengen huoneet) koko tapahtuman ajaksi.
2. 300 euron apuraha henkilöä kohden matkan järjestämiseen ja kuljetukseen lähimmältä kansainväliseltä lentokentältä tai rautatieasemalta majoitus- tai tapahtumapaikalle ja takaisin.
3. Paikalliskuljetus tapahtuman ajaksi, lukuun ottamatta 2 kohdassa mainittua paikalliskuljetusta.
4. Ateriat
   • Illallinen tulopäivänä
   • Aamiainen, lounas ja illallinen tapahtumapäivänä
   • Aamiainen lähtöpäivänä

Kaikki joukkueet vastaavat itse matkavarauksistaan kotikaupungeistaan tapahtumapaikan päälentokentälle/juna-asemalle ja takaisin.