Jotta oppilasryhmä voi osallistua "Space Engineer for a day" -tapahtumaan, seuraavien ehtojen on täytyttävä:

1. Joukkueen on oltava vuosien 2025-2026 kansallisen CanSat-kilpailun voittajajoukkue.
2. Jokaisessa oppilasjoukkueessa on oltava vähintään 3 ja enintään 6 oppilasta (14-19-vuotiaita), jotka täyttävät yhden seuraavista ehdoista:
   • Toisen asteen oppilaitoksen oppilaista koostuva joukkue;
   • kotiopetuksessa olevien oppilaiden ryhmä (kansallisen opetusministeriön tai valtuutetun viranomaisen vahvistama);
   • Toisen asteen oppilaitoksissa kokopäiväisesti opiskelevien harrastekerhon jäsenten muodostama joukkue.
3. Jokaisen opiskelijaryhmän on noudatettava yhtä seuraavista ehdoista:
   • Opiskelijaryhmän on oltava ESA:n jäsenvaltio, Kanadassa, Latviassa, Liettuassa tai Slovakiassa, ja vähintään 50% joukkueeseen kuuluvista opiskelijoista on oltava kansalaiset (eli heillä on jonkin ESA-valtion, Kanadan, Latvian, Liettuan tai Slovakian kansalaisuus).
   • Ainoastaan poikkeustapauksissa opiskelijaryhmä, joka koostuu ESA:n jäsenvaltion, Kanadan, Latvian, Liettuan, Slovakian tai Kanadan kansalaisista, mutta ei jotka asuvat jossakin näistä maista, katsotaan olevan tukikelpoisia. Tällaisten tapausten arviointi ja hyväksyminen on ESA Educationin yksinomaisessa harkinnassa.
4. Jokaista ryhmää on valvottava vähintään yksi (tai tarvittaessa kaksi) ryhmänohjaaja(a), esimerkiksi opettaja tai kasvattaja. Toisen ryhmänjohtajan osallistuminen ESA-tapahtumaan on perusteltava (perustelut on toimitettava ilmoittautumisprosessin aikana). Kaikkien ryhmänjohtajien odotetaan olevan läsnä ja käytettävissä ryhmän mukana koko tapahtuman ajan. Turvallisuusselvityssyistä ESA:n sivustoille pääsyn yhteydessä suositellaan, että ryhmänjohtaja(t) on ESA:n jäsenvaltion, Kanadan, Latvian, Liettuan tai Slovakian kansalainen(t); poikkeukset tästä suosituksesta on esitettävä ESA:lle hyväksyttäväksi ennen matkan järjestämistä.
5. Ryhmän jäsenillä on oltava toimiva englannin kielen taito, jotta he voivat kirjoittaa, olla vuorovaikutuksessa ja pitää suullisia esityksiä englanniksi.
6. Rekisteröitymättömät henkilöt eivät saa osallistua tapahtumaan ennalta ilmoittamatta, joten heiltä evätään pääsy tiloihin.

ESA rahoittaa oppimis- ja juhlatapahtumaa varten enintään 6 opiskelijan ja 2 opettajan (toisen, jos perusteluita on saatavilla) majoitus-, ateria- ja paikalliskuljetuskulut kansallista joukkuetta kohti, mukaan lukien enintään 300 euron matkakulut henkilöä kohti. Tähän sisältyy:

1. Joukkueen jäsenten majoitus (monen hengen huoneet) ja ohjaajien majoitus (yhden hengen huoneet) koko tapahtuman ajaksi.
   
   
2. 300 euron apuraha henkilöä kohden matkan järjestämiseen ja kuljetukseen lähimmältä kansainväliseltä lentokentältä tai rautatieasemalta majoitus- tai tapahtumapaikalle ja takaisin.
   
   
3. Paikalliskuljetus tapahtuman ajaksi, lukuun ottamatta 2 kohdassa mainittua paikalliskuljetusta.
   
   
4. Ateriat
   • Illallinen tulopäivänä
   • Aamiainen, lounas ja illallinen tapahtumapäivänä
   • Aamiainen lähtöpäivänä

Kaikki joukkueet vastaavat itse matkavarauksistaan kotikaupungeistaan tapahtumapaikan päälentokentälle/juna-asemalle ja takaisin.