Selleks, et õpilasmeeskond saaks osaleda "Kosmoseinsener päevaks", peavad olema täidetud järgmised tingimused:

1. Võistkond peab olema oma 2025-2026 CanSat riikliku võistluse võitnud võistkond.
2. Iga õpilasmeeskond peab koosnema vähemalt 3 kuni maksimaalselt 6 õpilasest (vanuses 14-19 aastat), järgides üht järgmistest tingimustest:
   • Keskkooli täiskoormusega õppivate õpilaste meeskond;
   • Koduõppes õppivate õpilaste meeskond (riikliku haridusministeeriumi või volitatud asutuse poolt kinnitatud);
   • Meeskond, mis koosneb keskkooli täiskoormusega sisseastunud sotsiaalklubi liikmetest.
3. Iga õpilasmeeskond peab järgima ühte järgmistest tingimustest:
   • Õpilasmeeskond peab olema ESA liikmesriik, Kanada, Läti, Leedu või Slovakkia ja vähemalt 50% meeskonda kuuluvatest õpilastest peab olema kodanikud (st neil on ESA liikmesriigi, Kanada, Läti, Leedu või Slovakkia kodakondsus).
   • Ainult erandjuhtudel võib üliõpilasmeeskond, mis koosneb mõne ESA liikmesriigi, Kanada, Läti, Leedu või Slovakkia kodanikest, aga mitte kes elavad ühes neist riikidest, loetakse abikõlblikuks. Selliste juhtumite hindamine ja heakskiitmine jääb ESA Educationi ainupädevusse.
4. Iga rühma peab juhendama vähemalt üks (või vajadusel kaks) rühmajuht(id), näiteks õpetaja või pedagoog. Teise saatva meeskonnajuhi osalemist ESA üritusel tuleb põhjendada (põhjendus tuleb esitada registreerimise käigus). Kõik meeskonnajuhid peavad olema kogu ürituse ajal kohal ja meeskonnaga kaasas. Turvalisuse tagamiseks on soovitatav, et meeskonnajuhi(te)l oleks(id) ESA liikmesriigi, Kanada, Läti, Leedu või Slovakkia kodanik(ud); erandid sellest soovitusest tuleb enne reisi korraldamist esitada ESA-le loa saamiseks.
5. Meeskonna liikmed peaksid valdama inglise keelt, et kirjutada, suhelda ja teha suulisi ettekandeid inglise keeles.
6. Registreerimata isikul on keelatud üritusel etteteatamata osaleda ja seetõttu ei lubata talle sissepääsu rajatistesse.

Õppe- ja piduliku ürituse puhul rahastab ESA kuni 6 õpilase ja 2 õpetaja (viimane juhul, kui on olemas põhjendus) majutuse, toitlustamise ja kohaliku transpordi kulusid iga rahvusmeeskonna kohta, sealhulgas kuni 300 eurot inimese kohta reisikuludena. See hõlmab järgmist:

1. Meeskonnaliikmete majutus (mitmevõimelised toad) ja mentorite majutus (ühekohalised toad) kogu ürituse ajaks.
   
   
2. stipendium 300 eurot inimese kohta, et korraldada nende rahvusvaheline reis ja transport lähimast rahvusvahelisest lennujaamast või rongijaamast majutusasutusse/ürituse toimumiskohta ja tagasi.
   
   
3. Kohalik transport ürituse ajaks, välja arvatud punktis 2 nimetatud kohalik transport.
   
   
4. Toidud
   • Õhtusöök saabumispäeval
   • Hommikusöök, lõunasöök ja õhtusöök ürituse päeval
   • Hommikusöök lahkumispäeval

Kõik võistkonnad vastutavad ise oma reisikorralduse eest oma kodulinna ja ürituse toimumiskoha peamise lennujaama/rongijaama vahel.