Για να συμμετάσχει μια μαθητική ομάδα στο "Space Engineer for a day", πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:

1. Η ομάδα πρέπει να είναι η νικήτρια ομάδα του εθνικού διαγωνισμού CanSat 2024-2025.
2. Κάθε ομάδα μαθητών πρέπει να αποτελείται από τουλάχιστον 3 έως το πολύ 6 μαθητές (ηλικίας 14-19 ετών) που κατοικούν σε ένα Μέλος ή συνδεδεμένο κράτος του ESA, τηρώντας έναν από τους ακόλουθους όρους:
   • Ομάδα μαθητών που φοιτούν με πλήρες ωράριο σε σχολείο δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης,
   • Ομάδα μαθητών σε κατάσταση κατ' οίκον διδασκαλίας (πιστοποιημένη από το Εθνικό Υπουργείο Παιδείας ή από εξουσιοδοτημένη αρχή),
   • Ομάδα μελών κοινωνικής λέσχης που φοιτούν με πλήρες ωράριο σε σχολεία δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης.
3. Τουλάχιστον 50% των μαθητών που συμμετέχουν σε μια ομάδα πρέπει να είναι υπήκοοι μιας συμμετέχουσας χώρας.
4. Κάθε ομάδα πρέπει να εποπτεύεται από τουλάχιστον έναν (ενδεχομένως δύο) καθηγητή ή μέντορα. Υπάρχει ανάγκη να αιτιολογηθεί η παρουσία ενός δεύτερου μέντορα στην ESA (η αιτιολόγηση θα πρέπει να επισυναφθεί κατά την εγγραφή στην εκδήλωση). Ο ή οι μέντορες πρέπει να είναι διαθέσιμοι να συνοδεύουν την ομάδα καθ' όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης.
5. Τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να έχουν γνώση της αγγλικής γλώσσας, να γράφουν και να κάνουν προφορικές παρουσιάσεις στα αγγλικά.
6. Απαγορεύεται η απροειδοποίητη παρουσία μη εγγεγραμμένου ατόμου στην εκδήλωση και, ως εκ τούτου, θα του απαγορευτεί η είσοδος στις εγκαταστάσεις.

Για την εκδήλωση εκμάθησης και εορτασμού, ο ESA θα χρηματοδοτήσει τα έξοδα διαμονής, διατροφής και τοπικής μεταφοράς για έως 6 μαθητές και 2 καθηγητές (οι τελευταίοι εάν υπάρχει δικαιολογία) ανά εθνική ομάδα, συμπεριλαμβανομένων των εξόδων ταξιδιού έως 300 ευρώ ανά άτομο. Αυτό περιλαμβάνει:

1. Διαμονή για τα μέλη της ομάδας (δωμάτια πολλαπλής χωρητικότητας) και για τους μέντορες (μονόκλινα δωμάτια) για όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης.
2. Υποτροφία 300 ευρώ ανά άτομο για τη διοργάνωση του διεθνούς ταξιδιού και της μεταφοράς τους από το πλησιέστερο διεθνές αεροδρόμιο ή σιδηροδρομικό σταθμό προς τον τόπο διαμονής/εκδήλωσης και πίσω.
3. Τοπική μεταφορά κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, με εξαίρεση την τοπική μεταφορά που αναφέρεται στο σημείο 2.
4. Γεύματα
   • Δείπνο την ημέρα άφιξης
   • Πρωινό, μεσημεριανό γεύμα και δείπνο την ημέρα της εκδήλωσης
   • Πρωινό την ημέρα αναχώρησης

Όλες οι ομάδες είναι υπεύθυνες για την οργάνωση των δικών τους ταξιδιωτικών κρατήσεων από/προς την πόλη τους και το κύριο αεροδρόμιο/τραυματικό σταθμό του τόπου διεξαγωγής της διοργάνωσης.