Για να συμμετάσχει μια μαθητική ομάδα στο "Space Engineer for a day", πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις:

1. Η ομάδα πρέπει να είναι η νικήτρια ομάδα του εθνικού διαγωνισμού CanSat 2025-2026.
2. Κάθε μαθητική ομάδα πρέπει να αποτελείται από τουλάχιστον 3 έως το πολύ 6 μαθητές (ηλικίας 14-19 ετών), τηρώντας έναν από τους ακόλουθους όρους:
   • Ομάδα μαθητών που φοιτούν με πλήρες ωράριο σε σχολείο δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης,
   • Ομάδα μαθητών σε κατάσταση κατ' οίκον διδασκαλίας (πιστοποιημένη από το Εθνικό Υπουργείο Παιδείας ή από εξουσιοδοτημένη αρχή),
   • Ομάδα μελών κοινωνικής λέσχης που φοιτούν με πλήρες ωράριο σε σχολεία δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης.
3. Κάθε μαθητική ομάδα πρέπει να τηρεί έναν από τους ακόλουθους όρους:
   • Η μαθητική ομάδα πρέπει να είναι Κράτος μέλος του ESA, τον Καναδά, τη Λετονία, τη Λιθουανία ή τη Σλοβακία και τουλάχιστον 50% των μαθητών που περιλαμβάνονται σε μια ομάδα πρέπει να είναι υπήκοοι (δηλ. έχουν την ιθαγένεια) κράτους μέλους του ΕΟΠ, του Καναδά, της Λετονίας, της Λιθουανίας ή της Σλοβακίας.
   • Μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις μπορεί μια φοιτητική ομάδα, αποτελούμενη από υπηκόους κράτους μέλους της ESA, του Καναδά, της Λετονίας, της Λιθουανίας ή της Σλοβακίας, αλλά όχι που διαμένουν σε μία από αυτές τις χώρες, θεωρούνται επιλέξιμοι. Η αξιολόγηση και η έγκριση των περιπτώσεων αυτών παραμένουν στη διακριτική ευχέρεια της ESA Education.
4. Κάθε ομάδα πρέπει να εποπτεύεται από τουλάχιστον έναν (ή δύο, αν είναι απαραίτητο) αρχηγό(-ες) ομάδας, όπως ένας δάσκαλος ή εκπαιδευτικός. Απαιτείται η αιτιολόγηση της παρουσίας ενός δεύτερου συνοδού αρχηγού ομάδας στην εκδήλωση ESA (η αιτιολόγηση πρέπει να υποβληθεί κατά τη διαδικασία εγγραφής). Όλοι οι αρχηγοί ομάδων αναμένεται να είναι παρόντες και διαθέσιμοι να συνοδεύουν την ομάδα καθ' όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης. Για λόγους ασφαλείας κατά την πρόσβαση στους χώρους του ΕΟΔ, συνιστάται ο/οι αρχηγός/ες της ομάδας να είναι υπήκοος/οι κράτους μέλους του ΕΟΔ, του Καναδά, της Λετονίας, της Λιθουανίας ή της Σλοβακίας.
5. Τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να έχουν γνώση της αγγλικής γλώσσας, ώστε να μπορούν να γράφουν, να αλληλεπιδρούν και να κάνουν προφορικές παρουσιάσεις στα αγγλικά.
6. Απαγορεύεται η απροειδοποίητη παρουσία μη εγγεγραμμένου ατόμου στην εκδήλωση και, ως εκ τούτου, θα του απαγορευτεί η είσοδος στις εγκαταστάσεις.

Για την εκδήλωση εκμάθησης και εορτασμού, ο ESA θα χρηματοδοτήσει τα έξοδα διαμονής, διατροφής και τοπικής μεταφοράς για έως 6 μαθητές και 2 καθηγητές (οι τελευταίοι εάν υπάρχει δικαιολογία) ανά εθνική ομάδα, συμπεριλαμβανομένων των εξόδων ταξιδιού έως 300 ευρώ ανά άτομο. Αυτό περιλαμβάνει:

1. Διαμονή για τα μέλη της ομάδας (δωμάτια πολλαπλής χωρητικότητας) και για τους μέντορες (μονόκλινα δωμάτια) για όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης.
   
   
2. Υποτροφία 300 ευρώ ανά άτομο για τη διοργάνωση του διεθνούς ταξιδιού και της μεταφοράς τους από το πλησιέστερο διεθνές αεροδρόμιο ή σιδηροδρομικό σταθμό προς τον τόπο διαμονής/εκδήλωσης και πίσω.
   
   
3. Τοπική μεταφορά κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, με εξαίρεση την τοπική μεταφορά που αναφέρεται στο σημείο 2.
   
   
4. Γεύματα
   • Δείπνο την ημέρα άφιξης
   • Πρωινό, μεσημεριανό γεύμα και δείπνο την ημέρα της εκδήλωσης
   • Πρωινό την ημέρα αναχώρησης

Όλες οι ομάδες είναι υπεύθυνες για την οργάνωση των δικών τους ταξιδιωτικών κρατήσεων από/προς την πόλη τους και το κύριο αεροδρόμιο/τραυματικό σταθμό του τόπου διεξαγωγής της διοργάνωσης.