Damit ein Schülerteam an "Space Engineer for a day" teilnehmen kann, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

1. Das Team muss das Siegerteam des nationalen CanSat-Wettbewerbs 2024-2025 sein.
2. Jedes Schülerteam muss aus mindestens 3 und höchstens 6 Schülern (im Alter von 14 bis 19 Jahren) bestehen, die in einer ESA-Mitglied oder assoziierter Staatdie eine der folgenden Bedingungen erfüllen:
   • Team von Schülern, die Vollzeit an einer Sekundarschule eingeschrieben sind;
   • Team von Schülern, die zu Hause unterrichtet werden (mit Bescheinigung des nationalen Bildungsministeriums oder einer beauftragten Behörde);
   • Team von Mitgliedern eines Sozialclubs, die Vollzeit an weiterführenden Schulen eingeschrieben sind.
3. Mindestens 50% der Studierenden in einem Team müssen Staatsangehörige eines teilnehmenden Landes sein.
4. Jedes Team muss von mindestens einer (möglicherweise zwei) Lehrkraft(en) oder Mentor(en) betreut werden. Die Anwesenheit eines zweiten Mentors muss gegenüber der ESA begründet werden (die Begründung muss bei der Anmeldung zur Veranstaltung beigefügt werden). Der/die Mentor(en) muss/können das Team während der gesamten Dauer der Veranstaltung begleiten.
5. Die Teammitglieder sollten über gute Englischkenntnisse verfügen und in der Lage sein, schriftliche und mündliche Präsentationen auf Englisch zu halten.
6. Unangemeldeten Personen ist die Teilnahme an der Veranstaltung untersagt, weshalb ihnen der Zutritt zu den Einrichtungen verweigert wird.

Für die Lern- und Festveranstaltung übernimmt die ESA die Kosten für Unterkunft, Verpflegung und Transport vor Ort für bis zu 6 Schüler und 2 Lehrer (letztere, wenn eine Begründung vorliegt) pro Nationalteam, einschließlich Reisekosten von bis zu 300 Euro pro Person. Dies beinhaltet:

1. Unterkunft für die Teammitglieder (Mehrbettzimmer) und für die Betreuer (Einzelzimmer) für die gesamte Dauer der Veranstaltung.
2. Ein Stipendium von 300 Euro pro Person für die Organisation der internationalen Reise und des Transports vom nächstgelegenen internationalen Flughafen oder Bahnhof zur Unterkunft/zum Veranstaltungsort und zurück.
3. Örtliche Beförderung für die Dauer der Veranstaltung, mit Ausnahme der unter Punkt 2 genannten örtlichen Beförderung.
4. Mahlzeiten
   • Abendessen am Ankunftstag
   • Frühstück, Mittag- und Abendessen am Veranstaltungstag
   • Frühstück am Abreisetag

Alle Teams sind selbst dafür verantwortlich, ihre Reise zum/vom Heimatort und dem Hauptflughafen/Bahnhof des Veranstaltungsortes zu buchen.