For at et studenterteam kan deltage i "Rumingeniør for en dag", skal følgende betingelser være opfyldt:

1. Holdet skal være det vindende hold i deres nationale CanSat-konkurrence i 2024-2025.
2. Hvert elevhold skal bestå af mindst 3 og højst 6 elever (i alderen 14-19 år), der er bosiddende i en af følgende regioner ESA-medlem eller associeret stat, der opfylder en af følgende betingelser:
   • Team af studerende, der er indskrevet på fuld tid på et gymnasium;
   • Team af elever i hjemmeundervisningstilstand (certificeret af det nationale undervisningsministerium eller delegeret myndighed);
   • Hold bestående af medlemmer af en social klub, der er fuldtidsindskrevet på gymnasier.
3. Mindst 50% af de studerende på et hold skal være statsborgere i et af de deltagende lande.
4. Hvert hold skal superviseres af mindst én (muligvis to) lærer(e) eller mentor(er). Der er behov for at begrunde tilstedeværelsen af en anden mentor over for ESA (begrundelsen skal vedhæftes ved tilmelding til arrangementet). Mentoren/mentorerne skal være til rådighed for holdet under hele arrangementet.
5. Medlemmerne af teamet skal have et godt kendskab til engelsk, så de kan skrive og holde mundtlige præsentationer på engelsk.
6. Det er forbudt for en ikke-registreret person at deltage i arrangementet på en uanmeldt måde og vil derfor blive nægtet adgang til faciliteterne.

Til lærings- og festarrangementet vil ESA sponsorere indkvartering, måltider og lokale transportudgifter for op til 6 studerende og 2 lærere (sidstnævnte, hvis der gives en begrundelse) pr. landshold, inklusive op til 300 euro pr. person i rejseomkostninger. Dette omfatter:

1. Indkvartering af teammedlemmerne (værelser med flere pladser) og mentorerne (enkeltværelser) under hele arrangementet.
2. Et stipendium på 300 euro pr. person til at arrangere deres internationale rejse og transport fra den nærmeste internationale lufthavn eller togstation til indkvarteringsstedet/arrangementet og tilbage igen.
3. Lokal transport under hele arrangementet, undtagen lokal transport som nævnt i punkt 2.
4. Måltider
   • Middag på ankomstdagen
   • Morgenmad, frokost og middag på eventdagen
   • Morgenmad på afrejsedagen

Alle hold er ansvarlige for at arrangere deres egne rejsebookinger til/fra deres hjembyer og hovedlufthavnen/togstationen på eventstedet.